Как известно, наша работа и наш бизнес соткан не только из интересных и творческих моментов. К сожалению, мы должны констатировать тот факт, что на девяносто процентов наша работа состоит из изнурительного копошения в деловых бумагах. Подписать отчет, сдать отчет, направить в отдел кадров заявление, ответить на распоряжение генерального директора в письменном виде и так далее. Бумага, созданная вами, пройдет через массу рук и огромное количество отделов, прежде чем попадет к тому, кому она, собственно говоря, и предназначается. А чего стоит отыскать какой-то документ в архиве! Иногда такие поиски отнимают у нас не только часы, но и дни.
Вот бы появилась какая-то система управления, которая смогла бы в значительной степени упростить работу с документами! Впрочем, такая система - это не фантом, а реальность. Многие крупные компании уже успели внедрить систему автоматизированного документооборота. Однако сразу отметим, что само внедрение подобной системы - это стресс для персонала, то есть для сотрудников, которые трудятся на благо вашей компании. Так уж повелось, что русский человек страшно боится перемен, причем абсолютно неважно, с чем эти перемены связаны. Мы страшимся нового и очень долго к нему привыкаем. Именно поэтому специалисты советуют во внедрении системы автоматизированного документооборота отказаться от постепенности и плавности.
Практика показывает, что эффективным можно назвать лишь то внедрение инновационной системы управления бизнесом, которое осуществляется по следующей схеме. Генеральный директор подписывает распоряжение о том, что с сегодняшнего дня все документы должны подаваться ему на подпись в электронном виде. Вместе с тем в компании должен быть человек, который возьмет на себя обязанность проверять правильность составления электронных документов сотрудниками. Пусть персонал учится по ходу. Это очень важный момент - научить сотрудников правильно пользоваться системой электронного документооборота.
Однако все это вовсе не значит, что проводить внедрение новой системы нужно вот так - нахрапом. Предварительно в обязательном порядке генеральный директор должен собрать сотрудников за одним столом и сообщить им о надвигающихся инновациях. Персонал должен четко осознавать, что именно его ожидает, и для чего именно все это делается. Ваша задача - донести это до сотрудников, причем донести так, чтобы они поняли каждое слово. Вот, пожалуй, и все основные хитрости. Согласитесь, с ними легко справится талантливый руководитель, так что дерзайте!
Дата публикации: 10.05.12
*
Обратная связь